Hinweise zum Datenschutz

Für das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Wir möchten, dass Nutzerinnen und Nutzer wissen, wann welche Daten durch das BeschA erhoben und verwendet werden.

Das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) betreibt als nichtrechtsfähige Behörde der Bundesrepublik Deutschland unter der Domain e-rechnung-bund.de eine Internetseite (die „Internetseite“), auf der es der Öffentlichkeit Informationen zur E-Rechnung zugänglich macht.

Personenbezogene Daten werden von uns nur im notwendigen Umfang verarbeitet. Welche Daten zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage benötigt und verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der Art der Leistung, die von Ihnen in Anspruch genommen wird, beziehungsweise ist abhängig davon, für welchen Zweck diese benötigt werden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im BeschA erfolgt in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1.1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das

Beschaffungsamt des BMI
Brühler Straße 3
53119 Bonn

Telefon: +49 (0) 228 996 100
Fax: +49 (0) 228 996 108 710 00

E-Mail: e-rechnung@bescha.bund.de

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragten im BeschA:

Beschaffungsamt des BMI
-Datenschutzbeauftragter-
Brühler Str. 3
53119 Bonn

Telefon: +49 (0) 228 996 100
E-Mail: datenschutz@bescha.bund.de

Die Kontaktaufnahme mit dem BeschA per E-Mail ist daneben auch über diese zentrale E-Mail-Adresse möglich: poststelle@bescha.bund.de. Die an die zentrale Adresse gesandten und in der für die zentrale Nachrichtenverteilung zuständigen Organisationseinheit gespeicherten personenbezogenen Daten werden nach der Weiterleitung an die zuständigen Organisationseinheiten des BeschA nach einem Jahr gelöscht.

Auftragsverarbeiter ist die

Nortal AG
Knesebeckstr. 59-61/61a
10719 Berlin

Telefon: +49 (0) 30 318 050 900
E-Mail: erechnung.bund@nortal.com

Die Nortal AG handelt im Auftrag des BeschA.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.

Personen unter 16 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Sollten personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen zum Besuch der Liegenschaft erforderlich sein, gilt Ziffer 6.3. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) verarbeitet bei der Wahrnehmung der ihm obliegenden im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben personenbezogene Daten. Zu den öffentlichen  Aufgaben des BeschA gehört insbesondere auch die Öffentlichkeitsarbeit und dabei u.a. die Bereitstellung von Informationen für die Öffentlichkeit im Rahmen des vorliegenden Internetauftritts.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist hier Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit der entsprechenden innerstaatlichen oder europäischen Aufgabennorm bzw. in Verbindung mit § 3 BDSG.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Einzelfall zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der das BeschA unterliegt, erforderlich sein sollte, dient Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, dient im Einzelfall auch Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe  a DSGVO als Rechtsgrundlage. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, ist Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe d DSGVO die Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses des BeschA oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht, so dient Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

2.1 Datenerfassung

Das BeschA verarbeitet personenbezogene Daten von Ihnen aus den folgenden Kategorien:

1. Persönliche Angaben: Ihr Vor- und Nachname (z.B. bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Brief oder Telefon).
2. Kontaktdaten: Adresse, postalische Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (z.B. bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Brief oder Telefon).
3. Nutzerinformationen: Bei jedem Zugriff auf die Internetseite werden zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers (anonym); die aufgerufene Webseite; die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist („Referrer“); die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden; die Verweildauer auf der Webseite sowie die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite erfasst.
4. Automatisch erfasste Daten: Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf die Internetseite und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei verarbeitet. Im Einzelnen werden über jeden Zugriff/Abruf folgende Daten gespeichert: Datum und Uhrzeit des Abrufs (Zeitstempel), sowie die IP-Adresse des zugreifenden Geräts bzw. Servers; Anfragedetails und Zieladresse (Protokollversion, HTTP-Methode, Referrer, UserAgent-String); Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge (angefragte URL inkl. Query-String, Größe in Bytes) sowie Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP Status Code).

Die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Internetseite umfassen insbesondere folgende:

1. Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur des BeschA und der Kommunikationstechnik des Bundes: Das BeschA ist auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 5 BSI-Gesetz zur Speicherung der Daten zum Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur des BeschA und der Kommunikationstechnik des Bundes über den Zeitpunkt Ihres Besuches hinaus verpflichtet. Diese Daten werden analysiert und im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik zur Einleitung einer Rechts- und Strafverfolgung benötigt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt werden. Daten, die beim Zugriff auf das Internetangebot des BeschA protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik des Bundes zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt durch das BeschA nicht.
2. Webanalyse: Auf Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wertet das BeschA im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und zur bedarfsorientierten Bereitstellung von Informationen zu den vom BeschA wahrzunehmenden Aufgaben Nutzungsinformationen zu statistischen Zwecken aus. Dies erfolgt mit durch den Einsatz eines Cookies in Zusammenarbeit mit dem Webanalysedienst Matomo/PIWIK. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte Punkt 2.2: „Nutzung von Cookies auf der Internetseite“.

Auf der Internetseite werden Sie über Links auch zu anderen Anbietern oder Web-Portalen geführt, die nicht zum BeschA gehören. Die Datenschutzerklärung des BeschA gilt nicht für die Webseiten, die Sie mittels Hyperlinks aufrufen können.

Das BeschA verwendet auf der Internetseite zwei Arten von Cookies, um wichtige Benutzerfunktionen zu realisieren und statistische, anonymisierte Daten zum Zweck der Webanalyse zu erheben. Dies erfolgt auf Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zur bedarfsorientierten Bereitstellung von Informationen zu den dem BeschA übertragenen Aufgaben.

Beim Besuch der Internetseite werden über einen Cookie Informationen darüber gespeichert, ob eine aktive Einwilligung nach Artikel 6. Abs. 1 Buchstabe a DSGVO bezüglich des Datenschutzhinweises von dem Nutzer abgegeben wurde.

Im Rahmen der Webanalyse dient ein weiterer Cookie der Erhebung von anonymisierten Nutzungsdaten, die in Zusammenarbeit mit dem Webanalysedienst Matomo/PIWIK verarbeitet werden. In diesem Zusammenhang erfolgt eine Weitergabe der erhobenen Daten an Matomo/PIWIK als Drittpartei, wenn sie über die Opt-In-Option der Webanalyse durch den Cookie zustimmen. Wenn Sie mit einer vollständig anonymen Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein so genannter Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo/PIWIK keinerlei Sitzungsdaten mehr erhebt.

Bitte beachten Sie, dass die Löschung von Cookies in Ihrem Browser zur Folge hat, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und gegebenenfalls von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

In jedem Internetbrowser können Sie sich anzeigen lassen, ob Cookies gesetzt wurden und welche Daten sie verarbeiten. Detaillierte Informationen bietet der Internetauftritt des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit und des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik an.

Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Das Speichern von Cookies kann jedoch deaktiviert oder der Browser so eingestellt werden, dass Cookies nur für die Dauer der jeweiligen Verbindung zum Internet gespeichert werden.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten geschieht in Abhängigkeit des Kontaktweges. Hierbei kann zwischen Kontaktaufnahme per E-Mail, per Kontaktformular, per Brief oder Telefon unterschieden werden.

Das BeschA erfasst Ihre personenbezogenen Daten aus verschiedenen Quellen. Dies umfasst insbesondere:

1. Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen: Ihre personenbezogenen Daten werden erfasst, wenn sie uns von Ihnen zur Verfügung gestellt werden (elektronisch, schriftlich oder mündlich). Wir werden Sie zudem ggf. um Daten und Informationen bitten (z. B. persönliche Angaben und Kontaktinformationen), wenn Sie mit uns in Kontakt treten.
2. Intern oder über Drittanbieter erfasste Daten: Wir verarbeiten Informationen über Sie, die wir durch Ihre Nutzung unserer Internetseite oder Ihre Interaktion mit uns (z. B. durch Kontaktaufnahme mit uns) erhalten. Wir sowie Drittparteien verwenden Cookies, um Informationen über Ihren Computer oder Gerät und Ihre Nutzung der Internetseite zu erfassen. Weitere Informationen zum Einsatz der Cookies erhalten Sie unter Punkt 2.2 „Nutzung von Cookies auf der Internetseite“.

Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail wird Ihre E-Mail ggf. zunächst an die zuständige Organisationseinheit des BeschA weitergeleitet. In den Organisationseinheiten werden die von Ihnen übermittelten Daten (z.B.: Name, Vorname, Anschrift), zumindest jedoch die E-Mail-Adresse, sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive ggf. von Ihnen übermittelter personenbezogener Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens, gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt, gespeichert. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Soweit Sie das Kontaktformular zur Kommunikation verwenden, ist die Angabe Ihres Namens und Vornamens sowie Ihrer E-Mail-Adresse und Behörde/Unternehmen erforderlich. Ohne diese Daten kann Ihr per Kontaktformular übermitteltes Anliegen nicht bearbeitet werden. Daneben werden Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage an uns übermittelt. Sollten wir eine Nachricht über das Kontaktformular oder eine E-Mail von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten bitten wir Sie, uns ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation (wie Briefpost oder Telefax) hinzuweisen. Die Übermittlung der Inhalte der Kontaktformulare des BeschA erfolgt über das Plugin Jotform Online Forms . Jotform Online Forms ist ein Dienst zur Erstellung von Kontaktformularen. Das Plugin Jotform Online Forms dient lediglich zur Weiterleitung eingetragener Formulardaten an die zutreffenden E-Mail-Adressen: erechnung.bund@nortal.com, erechnung@zrb.bund.de und sendersupport-xrechnung@bdr.de. Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Jotform Online Forms können unter https://www.jotform.com/gdpr-compliance/ abgerufen werden. Die Kommunikation zwischen Browser und Server erfolgt ausschließlich durch HTTPS (SSL/TLS) – Verschlüsselung. Die Verarbeitung der mit dem Kontaktformular übermittelten Daten und des Inhalts (welcher gegebenenfalls ebenfalls von Ihnen übermittelte personenbezogenen Daten enthält) erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens. Bei Nutzung des Kontaktformulars wird der Inhalt der Datenfelder den Beauftragten des BeschA zur Beantwortung von Anfragen übermittelt. Dies sind im Einzelnen die Bundesdruckerei, das Zentrale Rechnungswesen des Bundes und die Nortal AG. Berater der Firmen handeln im Auftrag des BeschA. Die IP-Adresse des Absenders wird dabei erfasst. Dies erfolgt grundsätzlich auch beim Absenden einer herkömmlichen E-Mail an eine der hinterlegten Adressen. Verarbeitung und befristete Speicherung der personenbezogenen Daten dienen der Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Bearbeitung Ihres Anliegens, welches Sie uns über das Kontaktformular mitgeteilt haben, erfolgt durch die Mitarbeiter/innen oben genannter Unternehmen. Diese speichern Ihre Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens und entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Soweit Ihr Anliegen nicht durch die Mitarbeiter/innen bearbeitet werden kann, erfolgt eine Weiterleitung an die im BeschA sonst dafür zuständige Stelle.

Sofern Sie an das BeschA einen Brief schreiben, werden die von Ihnen übermittelten Daten (z.B.: Name, Vorname, Anschrift) und die im Brief enthaltenen Informationen (ggf. von Ihnen übermittelte personenbezogenen Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens, gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt, gespeichert. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Wenn Sie mit einem/r Beschäftigten des BeschA per Telefon Kontakt aufnehmen, werden, soweit dies erforderlich ist, personenbezogene Daten von Ihnen zur Bearbeitung Ihres Anliegens erhoben und verarbeitet.

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unsere Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

1. Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten:

Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms.

2. Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Im Zusammenhang mit dem Betrieb dieser Webseite nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Sofern wir derartige Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber im rechtlich vorgesehenen Umfang gesondert informieren.