Elektronische Rechnungen manuell erfassen

Sie können zur Erzeugung einer E-Rechnung die Rechnungsinformationen manuell an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingeben und so die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen.

Die Weberfassung und der Upload aus extern erzeugten Systemen eignen sich besonders gut, wenn Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben oder wenige elektronische Rechnungen einreichen möchten.

Wie funktioniert die manuelle Weberfassung an der ZRE?

Auf der ZRE können Sie nach Registrierung und Anmeldung auf der Plattform Ihre Rechnungsdaten durch Klick auf den Button „Rechnung erfassen“ eingeben.

Abbildung: Startseite der ZRE

Falls Sie wiederkehrende E-Rechnungen mit der manuellen Erfassung einreichen möchten, können Sie hierfür Vorlagen verwenden: Laden Sie dazu den Zwischenstand (eine .er-Datei) Ihrer Rechnung herunter und speichern Sie sie auf Ihrem Computer. Bitte beachten Sie, dass eine .er-Datei gegenüber einer .xml-Rechnung keine menschenlesbare Datei ist und deshalb nicht geöffnet werden soll. Möchten Sie eine ähnliche Rechnung erneut einreichen, können Sie auf der Startseite Ihres ZRE-Kontos auf den Button „Rechnungseingabe fortsetzen” klicken. Dort ziehen Sie die .er-Datei entweder per Drag & Drop in die ZRE hinein oder Sie klicken auf das rot umrandete Feld. Im Anschluss an den Klick öffnet sich ein neues Fenster zur Auswahl der .er-Datei von Ihrem Computer. Nach dem Hochladen des Zwischenstandes können Änderungen in der Rechnung getätigt werden und die E-Rechnung kann validiert und eingereicht werden.

Wie funktioniert die manuelle Weberfassung an der OZG-RE?

Auf der OZG-RE können Sie, ebenfalls nach Registrierung und Anmeldung, Ihre Rechnungsdaten durch Klick auf den Startbutton im Reiter „Neue Rechnung erfassen“ eingeben.

Abbildung: Navigationsmenü der OZG-RE

Falls Sie wiederkehrende E-Rechnungen mit der manuellen Erfassung einreichen möchten, können Sie hierfür Vorlagen verwenden: Laden Sie die E-Rechnung, die Sie mittels der manuellen Erfassung erstellt und eingereicht haben, im Bereich „Status eingereichter Rechnungen“ herunter und speichern Sie sie auf Ihrem Computer. Möchten Sie eine ähnliche Rechnung erneut einreichen, können Sie auf der Startseite im Bereich „Neue Rechnung erfassen” auf den Button „Upload” klicken und die heruntergeladene E-Rechnung als Vorlage auswählen. Dann müssen Sie lediglich die Leitweg-ID, Datumsangaben und Zahlungsinformationen erneut eingeben. Rechnungspositionen und -beträge bleiben bzw. werden gemäß der Vorlage automatisiert in der Weberfassung ausgefüllt.