Startseite Übertragungskanäle der E‑Rechnung Der Übertragungskanal: E‑Mail

Der Übertragungskanal: E‑Mail

Hier erfahren Sie, was es bei der Nutzung des Übertragungskanals E-Mail an der Rechnungseingangsplattform OZG-RE des Bundes zu beachten gilt.

Allgemeine Hinweise zum Übertragungskanal “E-Mail”

An der Rechnungseingangsplattform OZG‑RE werden Rechnungssendern verschiedene Übertragungskanäle zur Übermittlung von E‑Rechnungen an die Rechnungsempfänger zur Verfügung gestellt.

Wichtige Punkte bei der Übertragung per E‑Mail

Es darf immer nur eine E‑Rechnung pro E‑Mail versendet werden.
Sollte mehr als eine Rechnung in einer E‑Mail enthalten sein, werden alle Anhänge der E‑Mail inklusive der Rechnungen verworfen.
Anhänge, die keine E‑Rechnung darstellen, werden automatisch aus der E‑Mail gelöscht.
Es sollten keine „No Reply“-E‑Mail-Adressen verwendet werden.
Betreff und Text sind für die Einsendung irrelevant und werden automatisch aus der E‑Mail gelöscht und nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet; sie können auch leer bleiben.

Anleitung zur Nutzung des Übertragungskanals „E‑Mail“ an der OZG‑RE

1. Schritt: Registrierung

Um den Übertragungskanal „E‑Mail“ nutzen zu können, ist zunächst die Registrierung des Rechnungssenders an der OZG‑RE notwendig.

Der Screenshot zeigt die Anmeldeseite des OZG-RE Portals. Sie können sich entweder bei einem bestehenden Benutzerkonto anmelden (

Abbildung: Anmeldung (Benutzeroberfläche OZG-RE)

2. Schritt: Versand von E‑Rechnungen per E‑Mail

Auf der Startseite der OZG‑RE werden Ihnen die Funktionen der Rechnungseingangsplattform in Kacheln dargestellt. Scrollen Sie auf der Seite zu der Kachel „Extern erstellte XRechnung via E‑Mail senden“.

Klicken Sie auf „E‑Mail senden“ und es öffnet sich Ihr E‑Mail-Programm, in dem bereits die Empfängeradresse zur OZG-RE für den Versand von E‑Rechnungen automatisch vorbefüllt wurde.

Alternativ können Sie „E‑Mail-Adresse in Zwischenablage kopieren“ wählen, um die Empfängeradresse zum Versand von E‑Rechnungen an die OZG-RE zu kopieren, bspw. um diese in Ihr Adressbuch zu überführen.

Die generisch erzeugte Empfängeradresse identifiziert Sie als Rechnungssteller eindeutig und kann fortan für den Versand Ihrer E‑Rechnungen an die OZG‑RE verwendet werden. Diese E‑Mail-Adresse bleibt für Ihr Konto immer gleich, Sie können diese E‑Mail-Adresse jederzeit wieder auf der Startseite abfragen. Die E‑Mail-Adresse des Absenders darf variieren. Wird die E‑Mail-Adresse genutzt, die mit dem Rechnungssenderkonto verknüpft ist, kann die E‑Rechnung dem Rechnungssenderkonto immer eindeutig zugeordnet werden.

Hängen Sie der E‑Mail Ihre E‑Rechnung zum Versand an.

„Maske mit Anleitung: ‚Extern erstellte XRechnung via E-Mail senden‘. Hinweis: Rechnung im XRechnungs-Format als Anhang an die spezifische E-Mail-Adresse des Benutzerkontos senden. Darunter zwei Buttons: ‚E-Mail senden‘ (rot) und ‚E-Mail-Adresse in Zwischenablage kopieren‘ (grau).

Abbildung: Versand von E-Rechnungen per E-Mail (Benutzeroberfläche OZG-RE)

Zusätzliche Informationen

Auf der OZG‑RE können Sie in den persönlichen Einstellungen außerdem hinterlegen, ob Sie Benachrichtigungen zu Statuswechseln eingereichter E‑Rechnungen erhalten möchten. Sie haben die Möglichkeit, hier Benachrichtigungen bei allen Statuswechseln – also erfolgreich übermittelten E‑Rechnungen und fehlerhaften Statuswechseln – festzulegen. Alternativ können Sie einstellen, dass Sie lediglich bei fehlerhaften Statuswechseln eine Benachrichtigung per E‑Mail erhalten möchten.

Testen und Einsenden von E-Rechnungen an die OZG-RE

Sie möchten sich zunächst mit dem Einsenden von E‑Rechnungen an die OZG‑RE vertraut machen, bevor Sie E‑Rechnungen an Ihre Kunden bzw. Rechnungsempfänger versenden?

Zum Testen der Funktionalitäten der Rechnungseingangsplattform OZG‑RE steht Ihnen eine Testumgebung zur Verfügung. Auch auf der Testumgebung ist zum Versand von E-Rechnungen per E‑Mail eine Registrierung notwendig.

Sie können die Funktionen der OZG-RE wie das Einsenden von E-Rechnungen auf der Testumgebung erproben.

Zur finalen Zusendung der E‑Rechnungen nutzen Sie die Produktivumgebung der OZG‑RE.

Sie müssen sich jedoch an der Testumgebung sowie der Produktivumgebung der OZG-RE jeweils separat registrieren. Zusätzliche Informationen zur Nutzung der OZG-RE – und insbesondere zu den Übertragungskanälen – finden Sie in den Nutzungsbedingungen der OZG-RE.

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen rund um das Thema E‑Rechnung in der Bundesverwaltung.