Merksätze zur E‑Rechnung

Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und im Sinne der E‑RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.

Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

E-Rechnungen ermöglichen die medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung.

Die E-Rechnung trägt zur Digitalisierung der Bundesverwaltung bei. Eine an den Bund übermittelte E‑Rechnung soll von der Rechnungserzeugung über die Rechnungsverarbeitung bis zur abschließenden Zahlung und Archivierung vollständig elektronisch verarbeitet werden. Auf diese Weise fallen bspw. Aufwände für eine manuelle Erfassung weg und Medienbrüche können vermieden werden. Die E‑Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung öffentlicher Rechnungsbearbeitungs- und Einkaufsprozesse. Durch die aktuellen Entwicklungen werden die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse besonders deutlich: Die Digitalisierung erleichtert insbesondere die ortsunabhängige Erledigung sowie Vertretung von Aufgaben und beschleunigt Abläufe. So leistet die E‑Rechnung einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Verwaltungs- und Geschäftsprozesse und ermöglicht dezentrales Arbeiten.

Für die Ausstellung von E‑Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Version zu verwenden. Darüber hinaus kann jeder andere Standard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes entspricht (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG).

Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts zwischen Bund und Ländern entwickelte Standard XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 und wird sowohl vom Bund als auch von den Ländern getragen. Als reines Datenformat konzipiert, ermöglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Der strukturierte XML-Datensatz dient in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Es handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Standard, der durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben wird.

Alle Informationen über den Standard XRechnung sind auf der Website der KoSIT abrufbar.

Einrichtungen der Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen über die OZG-RE.

Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform – kurz OZG-RE – die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Den Einrichtungen der mittebaren Bundesverwaltung stellt der Bund bei Erfüllung aller vergaberechtlichen Voraussetzungen die OZG-RE ebenfalls zur Mitnutzung bereit. Eine Nutzung der Plattform ist für die mittelbare Bundesverwaltung jedoch nicht verpflichtend, sodass sie auch Eigenlösungen nutzen kann. Alle an die OZG-RE angebunden Behörden und Einrichtungen finden Sie in unserer Übersichtsliste.

Wenn Sie sich für die Mitnutzung der OZG-RE interessieren, können Sie sich gerne über unser Kontaktformular an das Supportteam wenden.

Die OZG-RE übernimmt zur Übermittlung der E‑Rechnungen im Kern drei Aufgaben:

• die Entgegennahme von E‑Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle
• die technische Prüfung von E‑Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
• die Übermittlung der E‑Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID

Für die Nutzung der OZG-RE ist eine einmalige Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche voll geschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Neben der Registrierung ist der ausgewählte Übertragungskanal (bspw. E-Mail oder Peppol) auf der Rechnungseingangsplattform freizuschalten.