Gebärdensprache
Das Wichtigste im Überblick
Was ist eine E-Rechnung?
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,
- elektronisch übermittelt,
- elektronisch empfangen
- sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Vorteile für Rechnungssteller
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
- Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
- Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfänger
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
Einlesen der Rechnungsdaten - Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
- Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
- Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Die Einführung der E‑Rechnung
Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ziehen zunehmend in den unternehmerischen Alltag ein. Ein zentrales Thema bildet hierbei die E‑Rechnung. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. Doch es lohnt sich, die Möglichkeiten und Vorteile der E‑Rechnung für das eigene Unternehmen auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung zu betrachten.
Die gesetzlichen Grundlagen zur Einführung der E‑Rechnung in Deutschland sind:
- die EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften
- das Steuervereinfachungsgesetz 2011
- die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
- das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland
- die E-RechV über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
Einen Übersicht zu mit diesen Gesetzen im Zusammenhang stehenden Standards und Umsetzungsfristen können Sie im folgenden Zeitstrahl abrufen:
Zeitstrahl zur Umsetzung der E‑Rechnung in Deutschland
PDF, 3.070 KB
In diesem Zeitstrahl erhalten Sie eine Übersicht an Gesetzen und im Zusammenhang stehenden Standards und Umsetzungsfristen.
Mit der hohen Akzeptanz der E-Rechnung wurde ein bedeutender Etappenschritt für das Ziel erreicht, den gesamten öffentlichen Einkauf medienbruchfrei und automatisiert zu gestalten. Für eine automatisierte Prozessgestaltung ist der Versand und der Empfang von E‑Rechnungen über das europäische Netzwerk Peppol die beste Voraussetzung. Der Bund empfängt bereits heute E‑Rechnungen über diesen Übertragungsweg. Die E‑Rechnung ist somit eine lohnende Investition in einen digitalisierten und automatisierten öffentlichen Einkaufsprozess, der transparent, schnell und sicher abgewickelt wird.
Fünf Schritte zur Übermittlung einer E‑Rechnung
Text zum Video: 5 Schritte zur Übermittlung einer E-Rechnung
Herzlich Willkommen. Dieses Video wird Ihnen vom Verfahren E-Rechnung in der Bundesverwaltung als Informationsangebot bereitgestellt.
In dem folgenden Video zeigen wir Ihnen in fünf Schritten, was Sie bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes beachten sollten.
Das Video richtet sich primär an Rechnungssteller oder Nutzer, die sich grundsätzlich mit der E-Rechnung auseinandersetzen möchten.
Weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung finden Sie unter www.e-rechnung-bund.de.
Doch erstmal vorab: Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Die E-Rechnung basiert dabei auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet.
Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel im Standard XRechnung.
Seit dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten des Bundes laut der E-Rechnungsverordnung verpflichtet, bei Direktaufträgen ab einem Beitrag von 1.000 Euro netto Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Weitere Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der Verordnung geregelt.
Mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) stehen zwei Plattformen zur Verfügung, über die Rechnungen an die unmittelbare und Teile der mittelbaren Bundesverwaltung sowie einige Länder übermittelt werden können.
Vor der Übermittlung einer Rechnung ist sicherzustellen, dass die richtige Plattform verwendet wird. Dies wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen.
Als Orientierung können die Übersichten mit den an der ZRE und OZG-RE angebundenen Einrichtungen dienen, die Sie unter folgendem Link finden: https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/.
Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Registrierung kann mit dem Einreichen der Rechnungen begonnen werden.
Tiefergehende Informationen zur Registrierung und Verwaltung des Benutzerkontos finden Sie in den Tutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE auf der E-Rechnungswebseite des Bundes.
Bevor Sie eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden, sollten Sie den für Sie am besten geeigneten Übertragungsweg wählen.
Sofern Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen.
Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können Sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform hochladen.
Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol und E-Mail an.
Weitere Informationen zu den Übertragungskanälen finden Sie in unseren FAQs und den Tutorials zur ZRE und OZG-RE.
Nach Einreichung Ihrer E-Rechnung auf den Rechnungseingangsplattformen findet eine sogenannte Validierung statt. Hierbei wird Ihre E-Rechnung auf die Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft.
Sofern die Prüfung erfolgreich durchgeführt wurde, wird Ihre Rechnung dem Empfänger bereitgestellt.
Nach Bereitstellung der E-Rechnung kann der Status bis zur Abholung durch den Rechnungsempfänger über die Plattformen eingesehen werden. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden.
Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an den Sendersupport der Bundesdruckerei.