E-Rechnung für Rechnungssteller der Bundesverwaltung
Hier finden Sie viele wichtige Informationen für die Erstellung und Einreichung von E-Rechnungen bei Behörden und Einrichtungen der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung (nachfolgend: Rechnungsempfänger).
Was Sie als Rechnungssteller über die E‑Rechnung wissen müssen
Was Sie als Rechnungssteller über die E‑Rechnung wissen müssen
Informationen für Rechnungssteller an die Bundesverwaltung
Hier finden Sie alle wichtigen Informationen für Rechnungssteller an die Bundesverwaltung, dem sogenannten B2G-Bereich (Business-to-Government).
Für die Rechnungsstellung im B2B-Bereich (Business-to-Business) ist das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zuständig, das Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung auf der Informationsseite des BMF veröffentlicht hat.
An das BMF können Sie sich über das Kontaktformular des BMFs wenden.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 27. November 2020 müssen Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E‑Rechnungen) zu erzeugen, zu übermitteln und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern.
- Seitdem dürfen Sie weder Papierrechnungen noch PDF-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
- Um diese Anforderung zu erfüllen, ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, zudem müssen interne Prozesse evaluiert sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden.
- Für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen und ohne (kompatible) Rechnungssoftware besteht zudem die Möglichkeit der Weberfassung.
Das Dokument Entscheidungshilfe zur Auswahl des richtigen Übertragskanals hilft Ihnen bei der Auswahl.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E‑Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der digitalen Erstellung der Rechnung, über die elektronische Übermittlung und den automatisierten Empfang bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung. Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in Dateiformaten wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Was gilt es bei der elektronischen Rechnungsstellung an den Bund zu beachten?
Was gilt es bei der elektronischen Rechnungsstellung an den Bund zu beachten?
Der Standard XRechnung
Technisch gesehen handelt es sich bei einer E‑Rechnung um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Zur Gewährleistung einer einheitlichen Umsetzung wurde dafür in Deutschland der Standard XRechnung entwickelt. Der Standard XRechnung stellt somit die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 (eine sogenannte CIUS) dar. Als Standard ermöglicht XRechnung den medienbruchfreien und sicheren Empfang und die automatisierbare Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.
XRechnung ist dabei ein Standard für die technische Zusammensetzung; die Art der Rechnungsinformationen ist dabei in einem XML-Datensatz hinterlegt. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden (§ 4 Abs. 1 Satz 1 E‑Rechnungsverordnung des Bundes). Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRechnung) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E‑Rechnungsverordnung des Bundes (E‑RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Die Leitweg-ID
Um eine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Rechnungsempfänger übermitteln zu können, muss dieser eindeutig mittels einer Leitweg-ID identifiziert und adressierbar sein. Die Leitweg-ID ermöglicht ebendiese elektronische Adressierung und auch eine Weiterleitung der E-Rechnung an die nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssysteme angeschlossener Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung über die zentrale Rechnungseingangsplattform.
Hierfür wird die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben. Sie muss als Pflichtangabe bei Rechnungsstellung an Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung auf jeder E-Rechnung übermittelt werden. Grundsätzlich wird die Leitweg-ID dem Rechnungssteller vom Auftraggeber mitgeteilt oder kann bei diesem erfragt werden.
Achtung!
Bitte beachten Sie, dass Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID benötigen!
Die Rechnungseingangsplattform des Bundes OZG-RE
Die Rechnungseingangsplattform des Bundes OZG-RE
Zur Übermittlung von E-Rechnungen steht Ihnen auf Bundesebene die Rechnungseingangsplattform OZG-RE zur Verfügung.
Die unmittelbare Bundesverwaltung sowie eine Vielzahl von Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE).
An der Testumgebung der OZG-RE können Sie sich registrieren, um die Funktionalitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu testen, bevor Sie tatsächlich Rechnungen an den Bund stellen.
An der Produktivumgebung der OZG-RE können Sie sich als Rechnungssender registrieren, um Ihre Rechnungen zu übermitteln und gegebenenfalls zu erstellen.
Bitte beachten Sie: Neben der Mitnutzung der OZG-RE ist es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung möglich, eigene Lösungen zur elektronischen Rechnungsannahme umzusetzen. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Rechnungsempfänger.
Eine Übersicht, welche Rechnungsempfänger der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung an der OZG-RE angebunden sind, finden sie in der Übersicht der angebundenen Rechnungsempfänger.
Die Übertragungskanäle
Die Übertragungskanäle
Eine E-Rechnung kann an der Rechnungseingangsplattform des Bundes OZG-RE manuell erstellt oder aus externen Systemen, zum Beispiel einem marktüblichen ERP-System, erzeugt werden. Insgesamt werden vier Übertragungskanäle zur Übermittlung einer E‑Rechnung an die Rechnungseingangsplattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
Bevor Sie eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden, sollten Sie den für Sie am besten geeigneten Übertragungskanal auswählen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Entscheidungsvorlage zur Auswahl des Übertragungskanals.
Weberfassung
Sie können zur Erzeugung einer E-Rechnung die Rechnungsinformationen manuell an der Rechnungseingangsplattform des Bundes, OZG-RE, eingeben und die Übermittlung an Ihren Empfänger anstoßen.
Upload
Nach der Anmeldung an der Rechnungseingangsplattform des Bundes können Sie dort aus externen Systemen erzeugte E‑Rechnungen hochladen und die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen.
Peppol
Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Das bedeutet: alle Teilnehmer können medienbruchfrei Dokumente aus verschiedenen verarbeitenden Systemen ex- und importieren. Dabei ist das Peppol-Netzwerk im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung besonders für die Übermittlung eines hohen Volumens (Massenversand) hilfreich; aber auch bei kleineren Rechnungsvolumina ermöglicht eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk einen medienbruchfreien und effizienten digitalen Prozess.
Sie können extern erzeugte E-Rechnungen per E-Mail an die Rechnungseingangsplattform des Bundes senden.
Was muss eine E-Rechnung alles enthalten?
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Leitweg-ID
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer*
- Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.
Die Organisation der E‑Rechnung in den Bundesländern
Die Organisation der E‑Rechnung in den Bundesländern
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.
Um sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt.
Die E‑Rechnung in den Bundesländern
Weiterführende Informationen für Rechnungssteller
In der Mediathek finden Sie ausführliche Informationen zum Download rund um die elektronische Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung, Erklärvideos zur Nutzung des Peppol-Netzwerkes und Videotutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Bei spezifischen Fragen nutzen Sie gerne das Kontaktformular oder die Supporthotline.
Weiterführende Informationen
Hier erhalten Sie weiterführende Informationen rund um das Thema E‑Rechnung in der Bundesverwaltung.
Aktuelle Gesetze und Verordnungen zur E-Rechnung in Deutschland
DokumenteAlle wichtigen Dokumente für Rechnungssteller, ERP-Hersteller, Behörden und Einrichtungen sowie Verbände zur E-Rechnung
TutorialsHier finden Sie Videotutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE
