Was Rechnungsempfänger über die E‑Rechnung wissen müssen

So können Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und Zuwendungs­empfänger auf die OZG‑RE zugreifen

Zum Empfang von E-Rechnungen steht grundsätzlich allen Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung sowie Zuwendungsempfängern die Anbindung an die Rechnungseingangsplattform OZG‑RE offen.

Stellen Sie zuerst eine formlose Anfrage zur Anbindung an die OZG-RE an das zentrale E‑Rechnungspostfach unter erechnung.bund@nortal.com. Sie erhalten über dieses Postfach alle notwendigen Hilfsmittel und Anweisungen, um den Anbindungsprozess zu durchlaufen.

Für eine reibungslose und zügige Bearbeitung Ihres Anliegens bitten wir Sie, den untenstehenden Prozess entsprechend der dargestellten Schritte zu durchlaufen. Es werden Ihnen Unterlagen wie Prüfleitfäden und Checklisten zur Verfügung gestellt, die Sie bei der Umsetzung notwendiger Aktivitäten zur Anbindung an die OZG-RE unterstützen.

Bei Rückfragen oder Unklarheiten steht Ihnen während des gesamten Prozesses das oben genannte zentrale E‑Rechnungspostfach zur Verfügung.

Anbindungsprozess OZG-RE

1. Anfrage an das zentrale E‑Rechnungspostfach: Stellen Sie zuerst eine formlose Anfrage an erechnung.bund@nortal.com

2. Erhalt der Prüfleitfäden: Prüfleitfaden zum Anwendungsbereich der E‑RechV und Prüfleitfaden zur Mitnutzung der OZG‑RE

3. Eigenständige Prüfung: Prüfen Sie, ob Ihre Einrichtung die Verpflichtung der E‑RechV erfüllen muss. Prüfen Sie, ob in Ihrer Einrichtung die Voraussetzungen für eine Mitnutzung der OZG‑RE vorliegen.

4. Rückmeldung des Ergebnisses der Prüfung an das zentrale E‑Rechnungspostfach: Senden Sie das Prüfergebnis an erechnung.bund@nortal.com

5. Erhalt des Starterpakets: Bei positivem Ergebnis der Prüfung wird Ihnen das Starterpaket zugesandt. Dieses enthält alle notwendigen Vertragsunterlagen, die für die Anbindung an die OZG-RE notwendig sind.

6. Bearbeitung des Starterpakets mithilfe der mitgelieferten Checkliste: Ausfüllen, Zeichnung und Versand der Verwaltungsvereinbarung inklusive der Anlage 6 in jeweils zweifacher Ausführung an das BeschA. Eigenständige Bearbeitung aller weiteren auszuführenden Schritte entsprechend der Checkliste.

7. Die Unterlagen werden durch das BeschA geprüft und gegengezeichnet: Sobald das BeschA die Zeichnung der Verwaltungsvereinbarung gegenüber der Bundesdruckerei bestätigt, legt diese Sie daraufhin als Nutzer in der OZG-RE Plattform an und stellt Ihnen Informationen zur Verfügung.

8. Anbindung an OZG-RE erfolgt

So können sich Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung an die OZG-RE umbinden

Alle technischen Rechnungsempfänger der unmittelbaren Bundesverwaltung (uBV) müssen sich künftig direkt an die OZG-RE anbinden. Hierzu wurden alle betroffenen Behörden bereits im Februar 2025 informiert.

Für einen reibungslosen Umbindungsprozess an die die OZG-RE bitten wir Sie, den untenstehenden Prozess entsprechend der dargestellten Schritte zu durchlaufen. Bei Rückfragen oder Unklarheiten steht Ihnen während des gesamten Prozesses das zentrale E-Rechnungspostfach unter e-rechnung@bescha.bund.de zur Verfügung.

Umbindungsprozess OZG-RE

1. Kommunikation der Plattformzusammenführung
Die betroffenen Behörden der uBV wurden bereits Anfang des Jahres per E-Mail durch das zuständige Beschaffungsamt des BMI (BeschA) über die Plattformkonsolidierung informiert. Mit dieser E-Mail haben sie das Starterpaket mit allen notwendigen Unterlagen für die Anbindung an die OZG-RE erhalten. 

2. Prüfung des Starterpakets und Vorbereitung auf die Anbindung mithilfe der enthaltenen Checkliste
Voraussetzung, um alle weiteren Schritte für die Anbindung an die OGZ-RE einzuleiten, ist die Befüllung und Rücksendung der Infrastruktur-Fragebögen an die Bundesdruckerei. Nach der Rücksendung erhalten die Behörden der uBV ihre individuellen Testzugänge von der Bundesdruckerei, mit der die Anbindung an die Testumgebung erfolgen kann.

3. Vorbereitung auf die finale Umbindung
Betroffene Behörden müssen ihre Lieferanten nun mit den vom BeschA zur Verfügung gestellten Vorlagen über die konkrete Umstellung informieren. In dieser Phase erfolgt auch die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, bevor die finale Umstellung zum Stichtag erfolgen kann. Bis zu diesem Tag müssen alle Rechnungen von der ZRE abgerufen werden. 

4. Durchführung von Tests auf der Testumgebung
Die Bundesdruckerei wird den Behörden der uBV ein Testsystem zur Verfügung stellen. Einen Ende-zu-Ende Test – d. h. von der Übermittlung einer E-Rechnung an die OZG-RE bis zum Empfang in Ihren Systemen – führen die betroffenen Behörden damit selbst durch. Das Ergebnis des Tests teilen sie anschließend der Bundesdruckerei mit. In dieser Zeit erfolgt auch die Sicherstellung der Funktionalität, bevor die finale Umstellung zum Stichtag erfolgen kann. Bis dahin werden alle echten Rechnungen weiterhin von der ZRE abgerufen und empfangen.

5. Lieferanten über Anbindung an OZG-RE informieren
Sobald die uBV Behörden den genauen Zeitpunkt kennen, ab dem sie E-Rechnungen über die OZG-RE empfangen können, müssen sie ihre Lieferanten über den Wechsel bzgl. der Einlieferung elektronischer Rechnungen informieren. Hierzu können sie das Lieferantenkommunikationspaket verwenden, welches als Vorlage durch das Fachverfahren E-Rechnung an alle Behörden der uBV bereitgestellt wird.

6. Anbindung an die Produktivumgebung der OZG-RE
Mit erfolgreichem Abschluss der Testphase, schaltet die Bundesdruckerei die betroffenen Behörden dann zum festgelegten Stichtag auf die Produktivumgebung frei. Zeitgleich werden alle Leitweg-/ Peppol-IDs der betroffenen Behörden von der ZRE deregistriert und auf die OZG-RE Produktivumgebung registriert. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt der elektronische Rechnungsempfang für die betroffenen Behörden ausschließlich über die OZG-RE. 

Die Organisation der E‑Rechnung in den Bundesländern

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.

Um Sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt:

Die E‑Rechnung in den Bundesländern ›

Wie können Sie als Rechnungsempfänger Ihren Zulieferern helfen?

Damit Sie als Rechnungsempfänger Ihre Zulieferer bestmöglich bei der Umstellung auf die E‑Rechnung unterstützen, finden Sie hier verschiedenste Informationsmaterialien, die Sie nutzen können:

Daneben können Sie Ihre Lieferanten auf die Informationsseiten für Rechnungssteller verweisen.