Herzlich Willkommen. Dieses Video wird Ihnen vom Verfahren E-Rechnung in der Bundesverwaltung als Informationsangebot bereitgestellt.

In dem folgenden Video zeigen wir Ihnen in fünf Schritten, was Sie bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes beachten sollten. 

Das Video richtet sich primär an Rechnungssteller oder Nutzer, die sich grundsätzlich mit der E-Rechnung auseinandersetzen möchten. 

Weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung finden Sie unter www.e-rechnung-bund.de.  

Doch erstmal vorab: Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)? 

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. 

Die E-Rechnung basiert dabei auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet. 

Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel im Standard XRechnung.

Seit dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten des Bundes laut der E-Rechnungsverordnung verpflichtet, bei Direktaufträgen ab einem Beitrag von 1.000 Euro netto Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Weitere Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der Verordnung geregelt. 

Mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) stehen zwei Plattformen zur Verfügung, über die Rechnungen an die unmittelbare und Teile der mittelbaren Bundesverwaltung sowie einige Länder übermittelt werden können. 

Vor der Übermittlung einer Rechnung ist sicherzustellen, dass die richtige Plattform verwendet wird. Dies wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen. 

Als Orientierung können die Übersichten mit den an der ZRE und OZG-RE angebundenen Einrichtungen dienen, die Sie unter folgendem Link finden: https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/. 

Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Registrierung kann mit dem Einreichen der Rechnungen begonnen werden. 

Tiefergehende Informationen zur Registrierung und Verwaltung des Benutzerkontos finden Sie in den Tutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE auf der E-Rechnungswebseite des Bundes. 

Bevor Sie eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden, sollten Sie den für Sie am besten geeigneten Übertragungsweg wählen. 

Sofern Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. 

Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können Sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform hochladen. 

Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol und E-Mail an. 

Weitere Informationen zu den Übertragungskanälen finden Sie in unseren FAQs und den Tutorials zur ZRE und OZG-RE. 

Nach Einreichung Ihrer E-Rechnung auf den Rechnungseingangsplattformen findet eine sogenannte Validierung statt. Hierbei wird Ihre E-Rechnung auf die Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft. 

Sofern die Prüfung erfolgreich durchgeführt wurde, wird Ihre Rechnung dem Empfänger bereitgestellt. 

Nach Bereitstellung der E-Rechnung kann der Status bis zur Abholung durch den Rechnungsempfänger über die Plattformen eingesehen werden. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden. 

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an den Sendersupport der Bundesdruckerei.