Mit diesem Video erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um sich und Ihr Unternehmen in der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (kurz: ZRE) zu registrieren.

Bevor auf der Produktivumgebung der ZRE E-Rechnungen übermittelt werden, kann auf der Testumgebung der Umgang mit E-Rechnungen erprobt werden. Dafür können Sie sich unter ref.xrechnung.bund.de registrieren.

Für die Nutzung der Produktivumgebung ist eine separate Registrierung notwendig. Sie können sich unter „Neues Benutzerkonto anlegen“ auf der Startseite registrieren. Geben Sie die erforderlichen Daten in der Maske ein. Entsprechende Pflichtangaben sind mit einem Sternchen versehen. Lesen und akzeptieren Sie anschließend die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen und wählen Sie abschließend „Jetzt registrieren“. Sie erhalten kurze Zeit nach der Registrierung eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Nutzen Sie den Link um zu ihrer ersten Anmeldung zu gelangen. Sie können Sich nun mit ihrem Benutzernamen und ihrem Passwort einloggen.

Haben Sie sich auf der Testumgebung mit den relevanten Funktionen der Erstellung und Übermittelung von E-Rechnungen vertraut gemacht haben, können Sie die Produktivumgebung, also die eigentliche ZRE, zum tatsächlichen Versand von E-Rechnungen nutzen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Produktivumgebung keinesfalls für Tests nutzen dürfen.

Für die Nutzung der Produktivumgebung ist eine erneute Registrierung notwendig unter https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do. Die Maske ist analog zu der der Testumgebung aufgebaut. Geben Sie die relevanten Daten ein, lesen und akzeptieren Sie die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen und wählen Sie „Jetzt registrieren“. Sie erhalten ebenfalls einen Aktivierungslink per Mail und können sich nun mit ihren Nutzerdaten an der ZRE anmelden.

Zur Anmeldung an der ZRE benötigen Sie immer ihren Benutzernamen und ihr Passwort. Sollten Sie ihre Benutzerdaten nicht mehr kennen, können Sie unter dem Login auch die Optionen „Passwort vergessen“ oder „Benutzername vergessen“ auswählen. Sollten Sie ihren Benutzernamen vergessen haben, benötigen Sie zur Widerherstellung ihre in der ZRE hinterlegte E-Mail-Adresse. An diese wird Ihnen ihr Benutzername übermittelt wird. Sollten Sie ihr Passwort vergessen haben, benötigen Sie für ein Zurücksetzen des Passwortes ihren Benutzernamen. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie zu einer Maske gelangen. Hier können Sie ein neues Passwort vergeben. Geben Sie ihre Benutzerdaten grundsätzlich nicht an Dritte weiter.

Nach erfolgreicher Anmeldung an der ZRE müssen Sie zunächst auswählen, für welches Benutzerkonto sie die Funktionen der ZRE verwenden möchten. Sie können wählen zwischen dem Benutzerkonto für Sie als natürliche Person oder dem Benutzerkonto für ihr Unternehmen. Für beide Benutzerkonten können E-Rechnungen eingereicht werden.

Mithilfe eines Unternehmenskontos können verschiedene Benutzer über dasselbe Konto Rechnungen einreichen oder erstellen. Um das Unternehmenskonto nutzen zu können, muss ein Konto-Administrator einzelne Benutzerkonten (Natürliche Person) zum Unternehmenskonto hinzufügen. Wir werden Ihnen in folgenden Tutorials noch genauer erklären, wie das geht.

Mit diesem Video erhalten Sie alle nötigen Informationen, um sich in der ZRE sicher durch die Benutzerverwaltung navigieren zu können.

Unter dem Menüpunkt „Starte Benutzerverwaltung“ auf der Startseite der ZRE gelangen Sie zur Benutzerverwaltung, wo sie verschiedene Optionen nutzen können. Sie können beispielsweise ihr Benutzerprofil bearbeiten oder auch ein Konto für ein Unternehmen anlegen, dieses verwalten und Benutzer hinzufügen.

Sie haben in der Benutzerverwaltung folgende Optionen zur Nutzung zur Verfügung:

• Mein Benutzerprofil bearbeiten: Hier können Sie die Angaben Ihres Benutzerprofils bearbeiten.
• ZRE-Konto eines Unternehmens anlegen: Sie können ein neues ZRE-Konto eines Unternehmens für Ihre Benutzer erstellen.
• Benutzer zu einem ZRE-Konto eines Unternehmens einladen: Laden Sie neue Benutzer zu bestehenden ZRE-Konten von Unternehmen ein.
• ZRE-Konten von Unternehmen verknüpfen: Verknüpfen Sie Ihr Benutzerkonto mit einem ZRE-Konto eines Unternehmens.
• ZRE-Konto eines Unternehmens verwalten: Verwalten Sie alle bestehenden ZRE-Konten von Unternehmen.

Wenn Sie die Option „Mein Benutzerprofil bearbeiten“ wählen, können Sie zum einen ihre persönlichen Daten, wie Vor- oder Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ändern. Sie haben auch die Möglichkeit ihr Passwort zu ändern oder ihr Benutzerkonto endgültig zu löschen.

Um E-Rechnungen für ein Unternehmen einreichen zu können, müssen Sie für dieses unter dem Firmennamen ein eigenes Konto registrieren. Die Person, die ein ZRE-Konto für ein Unternehmen anlegt, erhält auch automatisch die administrativen Rechte für dieses Konto. Mit Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ erhalten Sie die Meldung, dass das ZRE-Konto des Unternehmens erfolgreich angelegt wurde.

Wählen Sie zunächst das Unternehmen aus, zu dem Sie Benutzer einladen möchten. Die Suchfunktion hilft Ihnen bei der Auswahl. Wählen Sie anschließend die Benutzer aus, die Sie berechtigen möchten. Um dem Benutzer administrative Recht zu geben, setzen Sie einen Haken bei „Benutzer erhält administrative Rechte“. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Benutzer gleichzeitig einzuladen, indem sie „Weitere Benutzer hinzufügen“ auswählen. Klicken Sie anschließend auf „Benutzer einladen.“

Sind sie als Benutzer zu einem ZRE-Konto für ein Unternehmen eingeladen worden, müssen Sie diese Einladung auch aktiv annehmen. Nutzen Sie diese Option, um für ein ZRE-Konto eines Unternehmens E-Rechnungen einreichen zu können. Sie erhalten eine ID an Ihre E-Mail-Adresse. Fügen Sie diese auf der ZRE in das vorgesehene Feld ein und bestätigen Sie über „Verknüpfung herstellen“, um die Verknüpfung mit dem ZRE-Konto des Unternehmens herzustellen.

Anschließend erhalten Sie die Meldung, dass Ihr Konto erfolgreich verknüpft wurde.

Über die Schaltfläche „ZRE-Konto eines Unternehmens verwalten“ können Sie die Konten für Unternehmen verwalten, auf die Sie Zugriff haben.

Mit diesem Video erhalten Sie alle nötigen Informationen, um E-Rechnungen an der Weboberfläche der ZRE zu erstellen.

Wählen Sie zunächst das Benutzerkonto aus, für das Sie E-Rechnungen erstellen möchten. Sie kommen nun auf eine Nutzeroberfläche, in der Sie zwischen den angebotenen Funktionen der ZRE auswählen können.

Wenn Sie selbst elektronische Rechnungen im Standard XRechnung beispielsweise mithilfe ihres genutzten ERP-Systems erstellt haben, können Sie diese hier hochladen. Klicken Sie auf das hierfür vorgesehene Feld. Es öffnet sich ein separates Fenster, in welchem Sie die Rechnung auswählen und hochladen können. Alternativ können Sie die Rechnung mithilfe Drag&Drop in das Feld ziehen. Anschließend können Sie die Rechnung validieren lassen und einreichen. Hier können Sie die manuelle Erfassung einer elektronischen Rechnung auf der Weboberfläche starten. Hier erhalten Sie Informationen über den Status Ihrer eingereichten elektronischen Rechnungen.

Über den Bereich „Rechnungseingabe fortsetzen“ können Sie die Bearbeitung zwischengespeicherter Rechnungen aus dem Bereich „Neue Rechnungen erfassen“ fortsetzen. Klicken Sie auf das hierfür vorgesehen Feld. Es öffnet sich ein separates Fenster, in welchem Sie den Zwischenstand einer Rechnung auswählen und hochladen können. Alternativ können Sie den Zwischenstand mittels Drag&Drop in das Feld ziehen. Anschließend können Sie die Rechnungseingabe mithilfe des Formulars fortsetzen.

Wir möchten Ihnen in diesem Video die Funktion „Neue Rechnung erfassen“ etwas genauer erklären. Das Erstellen einer elektronischen Rechnung über die ZRE-Weboberfläche lässt sich in neun Schritte unterteilen. Sie können den Bearbeitungsstand bei jedem beliebigen Schritt zwischenspeichern, um diesen zu einem späteren Zeitpunkt hochzuladen und fortzusetzen.

Oben rechts auf der Seite können Sie „Zwischenstand herunterladen“ wählen. Damit laden Sie alle bisher eingegebenen Daten runter und können die Rechnungserstellung zu einem späteren Zeitpunkt in dem Bereich „Rechnungseingabe fortsetzen“ weiterbearbeiten.

Unten links auf der Seite können Sie „Rechnungserstellung abbrechen“ wählen. Dann werden automatisch alle von Ihnen getätigten Eingaben gelöscht und Sie gelangen wieder auf die Startseite.

Unten rechts auf der Seite können Sie „Rechnungsdaten verwerfen“ wählen. Mit dieser Funktion werden Ihre getätigten Angaben gelöscht. Sie gelangen wieder in die Maske „Erfassung von Rechnungsdaten“ und können mit einer leeren Eingabemaske neu beginnen.

Auf den neun Seiten können Sie alle rechnungsrelevanten Daten schrittweise eintragen. Beachten sie dabei, dass es sich bei den mit * gekennzeichneten Feldern um Pflichtfelder handelt, die zwingend befüllt werden müssen. Neben den meisten Eingabefeldern ist ein Fragezeichen-Symbol eingeblendet. Klicken Sie auf das Fragezeichen-Symbol, um sich eine detaillierte Beschreibung des Eingabefeldes anzeigen zu lassen.

Bitte wählen Sie zunächst eine Rechnungsart aus. Im Drop-Down-Menü werden die unterschiedlichen Rechnungsarten aufgelistet. Die Leitweg-ID wird Ihnen von Ihrem Auftraggeber bekannt gegeben und dient der eindeutigen Zuordnung des Empfängers bei der elektronischen Übermittlung. Wenn Ihnen die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers nicht bekannt ist, haben Sie die Möglichkeit, die Leitweg-ID mittels der Funktion „Leitweg-ID bestimmen“ zu ermitteln. Bitte gehen Sie grundsätzlich jedoch auf Ihren Auftraggeber zu.

Nachdem Sie alle rechnungsrelevanten Daten auf der Seite eingegeben haben, klicken Sie am Ende der Seite auf „Weiter“, um auf die nächste Seite zu gelangen. Auf der vorletzten Seite „Abschluss“ bekommen Sie ihre eingegebenen Daten in einer Übersicht dargestellt. Sie können zu jedem Zeitpunkt mithilfe der Buttons „Zurück“ und „Weiter“ zwischen den einzelnen Seiten navigieren.

Unten finden Sie einen Button „Rechnung überprüfen“. Damit können Sie ihre erstellte Rechnung automatisch validieren lassen. Sollten noch Fehler in der Rechnungseingabe bestehen, werden Ihnen diese Fehler im Rahmen der Validierung, also der Überprüfung ihrer Rechnungsdaten, angezeigt. Bitte beachten Sie, dass im Rahmen der Validierung nur eine formale und keine inhaltliche Prüfung der Rechnungsdaten stattfindet.

Ist die Prüfung Ihrer Rechnung erfolgreich, klicken Sie abschließend auf „Rechnung einreichen“, um Ihre Rechnung zu übermitteln. Wichtig: Laden sie ihre E-Rechnungen stets auch runter. Die ZRE ist nicht zur Archivierung von E-Rechnungen konzipiert.

Sie erhalten auf der letzten Seite eine Bestätigung über den Versand ihrer E-Rechnung.

Darunter können Sie die eingereichte Rechnung herunterladen. Ein nachträgliches Herunterladen der Rechnung ist nicht mehr möglich.

In diesem kurzen Video erhalten Sie relevanten Informationen zum Einreichen von E-Rechnungen, die nicht an der Weboberfläche der ZRE erstellt wurden.

Sie können extern erstellte E-Rechnungen an der ZRE uploaden. Wählen Sie auf der Startseite der ZRE den Menüpunkt „Extern erstellte Rechnung einreichen“. Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie E-Rechnungen ablegen können. Sie können die E-Rechnung per „Drag and Drop“ hochladen oder ihr Laufwerk durchsuchen. Achten Sie bitte darauf, dass ihre E-Rechnung CEN-konform ist. Dies können Sie durch die Verwendung des Standards XRechnung gewährleisten.

Neben der Option des Uploads von extern erstellten E-Rechnungen haben Sie auch die Möglichkeit, E-Rechnungen per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk an die ZRE zu übermitteln. Klicken Sie auf der Startseite rechts oben auf den Pfeil neben ihrem Namen. Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü. Wählen Sie „Benutzerprofil“ aus.

Im Benutzerprofil können Sie den Übertragungskanal auswählen. Wenn Sie den Übertragungskanal Peppol nutzen, dann wählen Sie „Weberfassung und Peppol“ und geben im nebenstehenden Feld ihre Peppol-ID ein.

Wenn Sie den Übertragungskanal E-Mail benutzen möchten, dann wählen Sie „Weberfassung und E-Mail“ und geben Sie im nebenstehenden Feld die E-Mail-Adresse ein, von der Sie E-Rechnungen an die ZRE versenden möchten.

Bitte beachten Sie dabei: Die hier hinterlegte E-Mail-Adresse ist die einzige, mit der Sie E-Rechnungen an die ZRE versenden können. Diese E-Mail-Adresse darf von ihrer Benutzer-E-Mail-Adresse abweichen. Die Einreichung von E-Rechnungen ist nur über die in diesem Feld hinterlegte E-Mail-Adresse möglich. Werden Rechnungen von einer anderen E-Mail-Adresse eingereicht, so werden diese abgelehnt.

In diesem Video erhalten Sie relevante Informationen dazu, wie Sie den Bearbeitungsstatus ihrer eingereichten E-Rechnungen einsehen können.

Wählen Sie auf der Startseite den Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter Rechnungen“.

Sie gelangen auf eine Übersichtsseite Ihrer eingereichten E-Rechnungen. Diese werden tabellarisch dargestellt. Neben jeder aufgelisteten Rechnung wird der jeweilige Bearbeitungsstatus durch Symbole angezeigt.

Wir gehen im Folgenden auf die Symbole ein:

• Das Symbol eines Stoppschildes bedeutet, Ihre Rechnung wurde zurückgewiesen.
• Das Symbol einer Sanduhr bedeutet, Ihre Rechnung steht zur Abholung bereit.
• Das Symbol eines Häkchens bedeutet, Ihre Rechnung wurde vom Empfänger abgeholt.

Beachten Sie bitte, dass Sie zum jetzigen Zeitpunkt den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen selbstständig an der ZRE einsehen müssen. Sie erhalten keine Statusmeldungen per E-Mail.

In der Spalte „Details“ können Sie mit dem Klick auf das Lupe-Symbol weitere Informationen zu der Rechnung erhalten. Sollte eine Rechnung beispielsweise zurückgewiesen worden sein, lassen sich hier erste Anhaltspunkte für den Grund der Zurückweisung finden.