Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender adressieren zu können, muss ein Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung eindeutig identifiziert und adressierbar sein.

Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung.

Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.

Rechnungssteller an die Bundesverwaltung benötigten keine eigene Leitweg-ID.

Ab dem 01.01.2025 wird – begleitet von Übergangsvorschriften – auch bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden sein. Für rechtliche Fragen zur Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist das Bundesministerium der Finanzen zuständig. Unternehmen benötigen für diesen Zweck auch keine eigene Leitweg-ID, da diese nur zur Adressierung von Rechnungsempfängern in der Bundesverwaltung verwendet wird.

Die Leitweg-ID setzt sich grundsätzlich aus drei Bestandteilen zusammen:

• Grobadressierung,
• Feinadressierung und
• Prüfziffer.

Anhand der so genannten Grobadressierung wird unterschieden, ob der Rechnungsempfänger zur Bundesverwaltung oder zu einem Bundesland gehört:

• 991: Der Rechnungsempfänger ist Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan und empfängt elektronische Rechnungen über die ZRE.
• 992: Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt elektronische Rechnungen über die OZG-RE.
• 993: Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt über eine eigene Lösung (weder ZRE noch OZG-RE) elektronische Rechnungen.

Abbildung: Aufbau einer Leitweg-ID

Weitere Informationen zur Grobadressierung in Bundesländern finden Sie unter den Leitweg-ID Format-Spezifikationen auf der Website der KoSIT.

Die Leitweg-ID ist auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung anzugeben. Diese stellt sicher, dass beispielsweise eine Behörde der Bundesverwaltung eindeutig identifiziert und adressiert werden kann. Sie wird an öffentliche Auftraggeber vor deren Anschluss an die Rechnungseingangsplattformen vergeben. Rechnungssteller benötigen keine eigene Leitweg-ID.

Bei der Bestellung teilt der Rechnungsempfänger (Auftraggeber) dem Rechnungssteller (Auftragnehmer) die Leitweg-ID mit. Die Plattformen ZRE und OZG-RE haben zudem im Rahmen der Weberfassung ein Verzeichnis der angebunden Leitweg-IDs. Bitte verwenden Sie jedoch ausschließlich die bei Auftragserteilung benannte Identifikationsnummer für eine zugehörige elektronische Rechnung.

Ein Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung hat mindestens eine Leitweg-ID. Es können mehrere Leitweg-IDs pro Behörde oder Einrichtung genutzt werden. Es ist jeder Behörde oder Einrichtung überlassen, wie viele Leitweg-IDs beantragt werden.

Die Ausgestaltung der Leitweg-ID in einer Behörde/Einrichtung basiert auf der Organisation der internen Rechnungsbearbeitung. Behörden und Einrichtungen mit mehreren Leitweg-IDs stellen über die Angabe der entsprechenden Leitweg-IDs sicher, dass die Rechnung direkt an den zuständigen Bereich für die Bewirtschaftung adressiert wird. Es ist daher essentiell, dass stets die im Auftrag angegebene Leitweg-ID für die Rechnungsstellung verwendet wird. Bei Fragen zur Leitweg-ID Ihres Auftrags wenden Sie sich bitte direkt an den Rechnungsempfänger. Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie auf der Webseite des XStandards Einkauf. Für Behörden oder Einrichtungen des Bundes ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB) für die Vergabe der Leitweg-IDs zuständig. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an erechnung@zrb.bund.de.

Die Vergabe der Leitweg-IDs wird auf Ebene von Bund und Ländern geregelt:

• Für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Weitere Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID können beim ZFB über unser Kontaktformular angefragt werden.
• Die ausgebenden Stellen für Landesbehörden können der jeweils aktuellen Ländersynopse der KoSIT entnommen werden (Dokument aktueller Umsetzungsstand der Länder).

Wenn Sie Ihre bestehende Leitweg-ID ändern wollen, erreichen Sie die zuständigen Ansprechpartner per Mail über unser Kontaktformular.

Eine Anpassung der Leitweg-ID Struktur ist prinzipiell möglich, bedingt jedoch Anpassungen von Dokumenten in Beschaffung und Einkauf zur Information von Rechnungsstellern und sollte daher gut durchdacht sein.

Bitte beachten Sie, dass Unternehmen bzw. Rechnungssteller grundsätzlich keine eigene Leitweg-ID benötigen, auch nicht zur Umsetzung der ab 01.01.2025 geltenden Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B). Für rechtliche Fragen zur Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist das Bundesministerium der Finanzen zuständig. 

Sollte die durch den Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID nicht von der Rechnungseingangsplattform akzeptiert werden, setzen Sie sich zunächst direkt mit Ihrem Auftraggeber in Verbindung. Zudem ist eine Überprüfung der korrekten Eingabe der Leitweg-ID empfehlenswert, da die Fehlermeldung z. B. durch die falsche Positionierung der Bindestriche in der Leitweg-ID oder durch Leerzeichen vor bzw. hinter der Eingabe ausgelöst wird.

Sollten Sie bei der Überprüfung der Eingabe der Leitweg-ID keinen Fehler entdecken und mit Ihrem Auftraggeber keine gemeinsame Lösung für das Problem finden, ist das Problem durch den Auftraggeber an das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zu adressieren.

Bei Fragen oder Problemen mit der Leitweg-ID auf Bundesebene erreichen Sie die zuständigen Ansprechpartner per Mail über unser Kontaktformular.

Bitte beachten Sie, dass Unternehmen bzw. Rechnungssteller grundsätzlich keine eigene Leitweg-ID benötigen, auch nicht zur Umsetzung der ab 01.01.2025 geltenden Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B). Für rechtliche Fragen zur Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist das Bundesministerium der Finanzen zuständig.