Die E-Rechnung in der Bundes­verwaltung

Herzlich Willkommen. Dieses Video wird Ihnen vom Verfahren E-Rechnung in der Bundesverwaltung als Informationsangebot bereitgestellt. 

In dem folgenden Video zeigen wir Ihnen in fünf Schritten, was Sie bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes beachten sollten. 

Das Video richtet sich primär an Rechnungssteller oder Nutzer, die sich grundsätzlich mit der E-Rechnung auseinandersetzen möchten. 

Weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung finden Sie unter www.e-rechnung-bund.de.  

Was ist eine elektronische Rechnung?

Doch erstmal vorab: Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)? 

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. 

Die E-Rechnung basiert dabei auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet. 

Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel im Standard XRechnung.

Für wen ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend?

Seit dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten des Bundes laut der E-Rechnungsverordnung verpflichtet, bei Direktaufträgen ab einem Beitrag von 1.000 Euro netto Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Weitere Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der Verordnung geregelt. 

Was muss bei der Übermittlung einer E-Rechnung beachtet werden? 

Mit der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), steht Ihnen eine Plattform zur Verfügung, über die Rechnungen an die unmittelbare und Teile der mittelbaren Bundesverwaltung sowie einige Länder übermittelt werden können. 

Ist eine Registrierung an der OZG-RE erforderlich? 

Zur Verwendung der OZG-RE ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Registrierung kann mit dem Einreichen der Rechnungen begonnen werden. 

Tiefergehende Informationen zur Registrierung und Verwaltung des Benutzerkontos finden Sie in den Tutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE auf der E-Rechnungswebseite des Bundes. 

Welche Optionen stehen zum Übermitteln einer elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes zur Verfügung 

Bevor Sie eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden, sollten Sie den für Sie am besten geeigneten Übertragungsweg wählen. 

Sofern Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. 

Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können Sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform hochladen. 

Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege via Peppol und E-Mail an. 

Weitere Informationen zu den Übertragungskanälen finden Sie in unseren FAQs und den Tutorials zur OZG-RE. 

Was geschieht nach der Übermittlung einer E-Rechnung? 

Nach Einreichung Ihrer E-Rechnung auf der Rechnungseingangsplattform findet eine sogenannte Validierung statt. Hierbei wird Ihre E-Rechnung auf die Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft. 

Sofern die Prüfung erfolgreich durchgeführt wurde, wird Ihre Rechnung dem Empfänger bereitgestellt. 

Nach Bereitstellung der E-Rechnung kann der Status bis zur Abholung durch den Rechnungsempfänger über die Plattformen eingesehen werden. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden.

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an den Sendersupport der Bundesdruckerei.