Um zusätzlich rechnungsbegründende Anlagen anhängen zu können, sind diese grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail separat versandt werden. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: PDF-Dokumente (pdf), Bilder (PNG, JPEG, JPG), Excel-Tabellen (XLSX), Support- und OpenDocument-Tabellen (ODS) und Textdateien (CSV) sowie XML bei Verwendung der Extension.
Die Möglichkeiten zur Einbettung der Unterlagen unterscheiden sich für Sie als Rechnungssteller in Abhängigkeit davon, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen bzw. über welchen Kanal Sie diese an die OZG-RE übermitteln. Bitte beachten Sie, dass sich das Anhängen von rechnungsbegründenden Unterlagen dahingehend unterscheidet, ob Sie Anlagen über oder unter 15 MB Größe hinzufügen.
Rechnung Erfassen/Weberfassung
Bei der manuellen Erfassung einer elektronischen Rechnung (Weberfassung) haben Sie die Möglichkeit, rechnungsbegründende Unterlagen manuell in den zugelassenen Dateitypen der Rechnung hinzuzufügen. Im Reiter „Anhänge“ der Weberfassung können Sie Anhänge bis 15 MB Größe mittels Drag&Drop oder durch manuelles Auswählen hochladen. Mit Einreichen der Rechnung wird die Unterlage direkt in die Rechnung eingebettet.
Um Anhänge mit einer Größe von über 15 MB an die Rechnung hinzuzufügen, wechseln Sie bitte in den Reiter „Verweise/Große Anlagen“. Dort können Sie Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe als Verweis anhängen.
Extern erstellte Rechnung einreichen
Bei der Verwendung der Funktion „Extern erstellte Rechnung einreichen“ können Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung im XML-Format hochladen. Um rechnungsbegründende Anlagen bis 15 MB mitgeben zu können, sind diese vor dem Hochladen der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Im Verwaltungsmenü „Große Anlagen“ der OZG-RE haben Sie außerdem die Möglichkeit, Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe hochzuladen und einen entsprechenden Link zu generieren. Diese können dann in die Regel als Verweis eingefügt werden. Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung der Funktion „Extern erstellte Rechnung einreichen“ die Summe aller großer Anlagen 200 MB nicht überschreiten darf.
Übertragungskanal E-Mail
Bei der Verwendung des Übertragungskanals E-Mail übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um rechnungsbegründende Anlagen bis 15 MB mitgeben zu können, sind diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Im Verwaltungsmenü „Große Anlagen“ der OZG-RE haben Sie außerdem die Möglichkeit, Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe hochzuladen und einen entsprechenden Link zu generieren. Diese können dann in die Regel als Verweis eingefügt werden.
Übertragungskanal Peppol
Bei der Verwendung des Übertragungskanals Peppol übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um rechnungsbegründende Anlagen mitzugeben, die kleiner als 100 MB sind, müssen diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML eingebettet werden. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Im Verwaltungsmenü „Große Anlagen“ der OZG-RE haben Sie außerdem die Möglichkeit, Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe hochzuladen und einen entsprechenden Link zu generieren. Diese können dann in die Regel als Verweis eingefügt werden.
