Die EU-Richtlinie EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Ein standardisiertes semantisches Datenmodell beschreibt die Informationselemente einer Rechnung und deren gegenseitige Beziehung und Datentypen (z. B. den Käufernamen). Die Vorgabe der Syntax (UBL und UN/CEFACT) stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher.
Als nationale Implementierung des Datenmodells ergänzt der Standard XRechnung in Deutschland die EU-Norm um 21 spezifische, nationale Geschäftsregeln, die auf einzelne Informationselemente und Beziehungen zwischen Informationselementen anzuwenden sind. Somit berücksichtigt der Standard die nationalen Vorgaben – wie die E-RechV – für die Rechnungsstellung. Dies wird am Beispiel des Informationselements „Käuferreferenz” im Feld „BT-10” deutlich:
- Bei der „Käuferreferenz“ (BT-10) handelt es sich gemäß der EU-Norm um ein optionales Inhaltselement.
- Bei der „Käuferreferenz“ (BT-10) handelt es sich gemäß Deutschem Recht um eine Pflichtangabe. Der Standard XRechnung definiert somit die „Käuferreferenz“ als ein verpflichtendes Inhaltselement, in dem die sogenannte Leitweg-ID anzugeben ist.
Der Standard XRechnung wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Änderungen werden sechs Monate vor Inkrafttreten bekannt gegeben. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT hinterlegt.
