Ab dem 1. Februar 2024 können mit dem Profil 3.0.1 XRechnung elektronische Rechnungen (E‑Rechnungen) an alle Rechnungsempfänger gesendet werden, die an der ZRE oder der OZG‑RE angeschlossenen sind.
Die vorherige Version 2.3.1 sollte ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verwendet werden. Für die Einreichung von E‑Rechnungen an die Rechnungsempfänger ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Version zu verwenden (§4, Abs. 1 E‑Rechnungsverordnung des Bundes, E‑RechV). Die neue Spezifikation 3.0.1. ist auf der Webseite der KoSIT abrufbar.
1. Hintergrund und Ziel der Versionshebung
Bei der Version 3.0.1 des Standards XRechnung handelt es sich um einen Major Release, der durch die Einführung neuer Pflichtfelder (BT‑23, BT‑34 und BT‑49) darauf abzielt, die Rechnungsstellung für ausländische Rechnungssteller und für Dienstleister zu vereinfachen.
Die Änderungen der Felder hängen mit der Angleichung zwischen Peppol BIS Billing und dem Standard XRechnung zusammen. Peppol BIS Billing ist das Pendant zur XRechnung bei der Übermittelung von E‑Rechnungen via Peppol. Durch die Angleichung des Standards XRechnung und die gleichzeitige Aufnahme in das „National Ruleset“ von Peppol sind die beiden Formate XRechnung und Peppol BIS Billing nun fast deckungsgleich. Dies war vorher nicht der Fall und hat ausländische Rechnungssteller vor große Herausforderungen gestellt, eine korrekte Rechnung nach Deutschland zu übermitteln. Die neuen Pflichtfelder werden im Folgenden mit Beispielen vorgestellt.
2. Inhalte der neuen Pflichtfelder
BT-23: Geschäftsprozesstyp cbc:ProfileID
Das Feld BT‑23 (ProfileID) gibt an, nach welchen Regeln oder Standards die Rechnung erstellt wurde. Anhand dieser Kennung kann der Rechnungsempfänger nachvollziehen, wie die eingehende Rechnung technisch zu verarbeiten ist. Im internationalen Kontext, z. B. bei Peppol, hilft die ProfileID, die Kompatibilität zwischen verschiedenen Rechnungssystemen sicherzustellen. Dadurch wird die effiziente und korrekte Abwicklung von elektronischen Rechnungstransaktionen gefördert.
Beispiel: Als Lieferant genügt es, den von Peppol definierten Standardwert „urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0“ zu verwenden, um konforme Rechnungen zu übermitteln. Es sei denn, der Käufer weist den Lieferanten an, den Geschäftsprozesstyp (BT‑23) des Standards XRechnung an seine spezifischen Anforderungen anzupassen.
BT‑34 und BT‑49: elektronische Adresse des Verkäufers (BT‑34) / Käufers (BT‑49) cbc:EndpointID
BT‑34, auch bekannt als „elektronische Adresse des Verkäufers“, verlangt spezifische Informationen darüber, wie der Verkäufer direkt elektronisch kontaktiert werden kann. Hier sind Angaben wie eine E‑Mail‑Adresse, eine E‑Mail‑Adresse für elektronische Dienste oder eine andere Art des elektronischen Kontakts erforderlich. Gleiches gilt für Feld BT‑49 „elektronische Adresse des Käufers“, es ist jedoch auf die Kontaktinformationen des Käufers ausgerichtet. Auch hier kann eine E‑Mail‑Adresse oder eine andere Art des elektronischen Kontakts angegeben werden.
Abhängig davon, welche Form der elektronischen Adresse gewählt wird, muss ein EAS-Code (Electronic Address Scheme) verwendet werden. Sollte eine E‑Mail als elektronische Adresse angegeben werden, wäre der EAS‑Code „EM“ (in XML: <cbc:EndpointID schemeID=“EM“>) und für eine Leitweg-ID „0204“ (in XML: <cbc:EndpointID schemeID=“0204″>).
Beispiel: Als Lieferant geben Sie dem Kunden Ihre E‑Mail z. B. <cbc:EndpointID schemeID=“EM“>seller@email.de</cbc:EndpointID> an. Damit haben Sie das Pflichtfeld BT‑34 angegeben. Zusätzlich müssen Sie noch eine elektronische Adresse Ihres Kunden angeben: <cbc:EndpointID schemeID=“EM“>buyer@info.de</cbc:EndpointID>. Damit haben Sie das Pflichtfeld BT‑49 korrekt befüllt.
Nach Absprache mit Ihrem Lieferanten können Sie auch eine Leitweg‑ID oder eine andere gültige elektronische Adresse der EAS‑Code‑Liste angeben bzw. diese einfordern.
3. Beispielrechnungen und praktische Hilfsmittel
Eine Möglichkeit, sich mit den neuen Anforderungen der Version 3.0.1 vertraut zu machen, besteht darin, sich Beispielrechnungen anzusehen, die bereits nach den neuen Richtlinien erstellt wurden. Auf diese Weise können Sie konkret sehen, wie die Pflichtfelder auszufüllen sind. Beispielrechnungen im Standard XRechnung, die der neuen Version entsprechen, finden Sie beispielsweise bei der Koordinierungsstelle für IT‑Standards (KoSIT) im GitHub XRechnung-Testsuite. In dieser Beispielrechnung (XRechnung 3.0.1 Beispielrechnung) können Sie sich die neuen Pflichtfelder (<cbc:ProfileID> und <cbc:EndpointID schemeID=“EM/0204″>) im XML‑Format ansehen.
4. Technische Anpassungen und interne Schulungen
Vergessen Sie bitte nicht, die notwendigen technischen Anpassungen in Ihrem Rechnungssystem vorzunehmen oder Ihren Systemanbieter zu kontaktieren, um sicherzustellen, dass Ihr System auf dem neuesten Stand ist.
Darüber hinaus ist es hilfreich interne Tests des aktualisierten Rechnungssystems durchzuführen und gezielte Schulungen für Ihr Rechnungsteam anzubieten. Dies gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit den Neuerungen vertraut sind und diese effizient im Arbeitsalltag anwenden können.
Weitere Informationen zum Standard XRechnung finden Sie auf der Webseite XStandards Einkauf und den FAQ zum Thema XRechnung.
