Die Pflichtfelder helfen im Prozess der E‑Rechnung eine gute Datenqualität bei der Rechnungsbearbeitung sicherzustellen. Warum dennoch an einigen Stellen Freifelder von Vorteil sind.
Von Rechnungsempfängern wird häufig der Wunsch geäußert, weitere Pflichtfelder in der E‑Rechnung einzurichten, um eine gute Datenqualität bei der Rechnungsbearbeitung sicherzustellen. Die Spezifikation XRechnung sieht bereits eine Reihe von Pflichtinhalten vor, die zur Qualitätssicherung beitragen. Sofern eindeutige Zuordnungen von gesetzlich geforderten Informationen – z. B. nach UstG –, den darauf aufbauenden Restriktionen und den Feldern der Spezifikation XRechnung möglich sind, wurden diese im Rahmen der Geschäftsregeln und damit in den Pflichtfeldprüfungen der Spezifikation berücksichtigt (bspw. Rechnungsdatum oder Positions-/Endbeträge). Die gesetzlichen Regelungen lassen jedoch aufgrund ihrer Ausgestaltung oder ergänzender Erlasse (bspw. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE)) Freiräume hinsichtlich der Rechnungsinhalte, um eine Vielzahl an Geschäftsvorfällen und Ausgangssituationen zu berücksichtigen. Im Folgenden werden zwei Beispiele aufgeführt, die diese Praxis verdeutlichen:
Beispiel 1: Lieferzeitpunkt
Die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen sehen hinsichtlich der Angabe des Lieferzeitpunkts mehrere Möglichkeiten vor: Während bei Kleinstbetragsrechnungen keine Angaben hierzu notwendig sind (vgl. § 33 UStDV), gibt es gemäß Kapitel 14.5 Abs. 16 S. 2 UStAE (Stand 08. Juni 2023) unterschiedliche Optionen zur Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts, sofern das Ausstellungsdatum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Lieferung/Leistung übereinstimmt. Neben einer konkreten Datumsangabe ist es ebenfalls zulässig, einen Hinweis in Textform anzugeben (bspw. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“).
Beispiel 2: Adressangaben des Rechnungssteller
Gemäß Kapitel 14.5 Abs. 2 S. 5, 8 UStAE (Stand 08. Juni 2023) „reicht jede Art von Anschrift, sofern der leistende Unternehmer bzw. Leistungsempfänger unter dieser Anschrift erreichbar ist. (…) Verfügt der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger über (…) eine Großkundenadresse (…), genügt die jeweilige Angabe in der Rechnung den Anforderungen des § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 1 UstG an eine vollständige Anschrift“. Sofern der Rechnungssteller eine Großkundenadresse besitzt, reicht es in diesem Fall aus, Postleitzahl und Ort auf der Rechnung zu vermerken. Die beiden Beispiele verdeutlichen, dass aufgrund der Variabilität bei der Angabe von Informationen in Rechnungen die meisten allgemeingültigen Pflichtfeldprüfungen nicht ohne Weiteres abbildbar sind. Aus diesem Grund empfehlen wir, dass Rechnungsempfängern frühzeitig die Kommunikation mit ihren Lieferanten aufnehmen, um die benötigten Informationen und zugehörigen BT-Felder eindeutig zu kommunizieren sowie diese Inhalte bei Bedarf in die Verträge aufzunehmen.
