E‑Rechnungen können neben zwei weiteren Übertragungskanälen auch via E-Mail an die Rechnungseingangsplattform des Bundes, die OZG-RE, übermittelt werden. Voraussetzungen ist die Nutzerregistrierung an der Plattform.

Wichtige Informationen zur Nutzung des Übertragungskanals E‑Mail finden Sie hier.

Eine E‑Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung. Technisch gesehen, handelt es sich bei einer elektronischen Rechnung um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur.

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes, kurz E-RechV, regelt die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung und konkretisiert die Vorgaben aus dem E‑Rechnungsgesetz des Bundes und ist somit Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU auf Bundesebene.

Um zusätzlich rechnungsbegründende Anlagen anhängen zu können, sind diese grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail separat versandt werden. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: PDF-Dokumente (pdf), Bilder (PNG, JPEG, JPG), Excel-Tabellen (XLSX), Support- und OpenDocument-Tabellen (ODS) und Textdateien (CSV) sowie XML bei Verwendung der Extension XRechnung. Die Anhänge können unter Einhaltung der Vorgaben des Standards XRechnung bzw. der EN 16931 in einer Base64-Codierung eingebettet und somit übermittelt werden.

Die meisten ERP-Systeme bieten die Möglichkeit an, elektronische Rechnungen zu erzeugen. Dies bietet sich insbesondere bei einer höheren Anzahl zu übermittelnder E‑Rechnungen an. Ob auch Ihr ERP-System in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen, erfahren Sie bei Ihrem ERP-Systemhersteller.

Zur Abdeckung branchenspezifischer Anwendungsfelder können EU-Mitgliedsstaaten das semantische Datenmodell der EN Norm 16931 mit sog. Extensions erweitern. Mit der „Extension XRechnung“ gilt in Deutschland seit 01.01.2021 erstmalig eine Extension. Sie ermöglicht die Hierarchisierung von Rechnungszeilen, d.h. eine Rechnungsposition kann in mehrere Unterpositionen mittels sog. Sub Invoice Lines untergliedert werden. Zusätzlich können bei Verwendung der Extension zukünftig ebenfalls XML-Dateien als Anhänge in die Rechnung eingebettet werden