Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E‑Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer – Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
• Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung)
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Pflichtinformationen gem. § 5 E-RechV des Bundes sowie Elemente / BT (Business Term)-Felder, in denen diese in einer XRechnung einzutragen sind:

• Leitweg-ID: BT-10
• Bankverbindung: bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86) ; bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91)
• Zahlungsbedingungen: BT-9 oder BT-20
• E-Mail-Adresse: BT-43
• Lieferantennummer*: BT-29
• Bestellnummer*: BT-13

* Pflichtinformationen, sofern bei Beauftragung übermittelt

Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Weitere Informationen zum Standard XRechnung finden Sie im FAQ Bereich zum Thema XRechnung.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes entspricht.

Das ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG erfüllt sämtliche Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattform des Bundes.

Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.

Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail separat versandt werden. Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ sowie „xml“ bei Anwendung der Extension XRechnung. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben. Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der KoSIT.

Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.

Bitte wählen Sie bei der Eingabe des Umsatzsteuersatzes in Feld BT-151 die Ausprägung „Freie Eingabe“. Den alternativen Umsatzsteuersatz können Sie im Feld BT-152 händisch eintragen.

Eine Abbildung von Unterpositionen in der Syntax UN/CEFACT ist derzeit nicht möglich.

Aktuell kann die Steuer auf Altteile wie folgt abgebildet werden:

• Eine Rechnungsposition mit Austauschteil und Besteuerung Steuercode S für das Austauschteil.
• Eine Rechnungsposition mit Bemessungsgrundlage (10% Wertes des Austauschteils) und Besteuerung Steuercode S für die (Umsatz)Steuer auf Altteile.
• Eine Rechnungsposition mit negativer Bemessungsgrundlage und Besteuerung Steuercode Z für die Korrektur der Bemessungsgrundlage.
• Einfügen einer Invoice Note mit dem Hinweis auf die Steuer auf Altteile: „Rechnung enthält XX EUR (Umsatz)Steuer auf Altteile gem. Abschn. 10.5 Abs. 3 UStAE“.

Im Bereich der Rechnungserstellung kann es notwendig sein, unterschiedliche Formen einer Gutschrift beziehungsweise einer Rechnungskorrektur auszuweisen. Die elektronische Rechnung erleichtert die Interpretation der enthaltenen Rechnungsdaten bereits durch Auswertung des Rechnungstyps im Feld BT-3:

• Rechnungs­berichtigung: Eine bereits übermittelte Rechnung muss korrigiert oder storniert werden. Hierzu wird eine Gutschrift ausgesprochen.
  
  Code in BT-3: „384“ (corrected invoice)
  
  Anmerkung: Eine Referenz auf die zu korrigierende Rechnungs­grundlage ist anzugeben (PRECEDING INVOICE REFERENCE, BG-3).

• Kauf­männische Gutschrift: Dem Rechnungs­steller wird unabhängig von vorher­gehenden Rechnungen eine Gutschrift oder ein Gutschein zugeschrieben. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein bestimmter Kunde in einem bestimmten Zeitraum ein gewisses Umsatz­volumen erzielt hat, was nun zur Erstattung oder Gutschrift führt.
  
  Code in BT-3: „381“ (credit note)
  
  Anmerkung: In diesem Fall sollte der Rechnungs­betrag kein zusätzliches negatives Vorzeichen tragen.

• Vom Leistungs­empfänger selbst erstellte Gutschrift: Der Leistungs­empfänger erstellt eine Gutschrift gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 Umsatzsteuer­gesetz, bei der es sich um die Abrechnung einer Lieferung oder Leistung handelt.
  
  Code in BT-3: „389“ (self billed invoice)

Bereits geleistete Zahlungen müssen aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersatz und Betrag ausgewiesen werden. Bitte geben Sie dazu den Gesamtbruttobetrag aller bisher geleisteten Zahlungen in das Feld „Gezahlter Betrag“ (BT-113) ein. Fügen Sie bitte zudem eine detaillierte Aufschlüsselung über die gezahlten Beträge in den rechnungsbegründenden Anlagen bei.

Informationen dazu finden Sie im Beitrag zum Thema Rechnungsinhalte und Pflichtfelder in der E-Rechnung.