Zur Abdeckung branchenspezifischer Anwendungsfelder können EU-Mitgliedsstaaten das semantische Datenmodell der EN Norm 16931 mit sog. Extensions (Erweiterungen) ergänzen. Diese Möglichkeit besteht in Deutschland seit dem 01.01.2021. Die „Extension XRechnung“ ermöglicht die Hierarchisierung von Rechnungszeilen, d. h. eine Rechnungsposition kann in mehrere Unterpositionen mittels sog. Sub Invoice Lines untergliedert werden. Zusätzlich können bei Verwendung der Extension zukünftig ebenfalls XML-Dateien als Anhänge in die Rechnung eingebettet werden.

„Sub Invoice Lines“ sind eine Gruppe von Informationselementen, welche nähere Informationen über einzelne Rechnungspositionen liefern, denen sie untergeordnet sind. Hierdurch wird eine Hierarchisierung von Rechnungszeilen, d.h. eine Untergliederung einer Rechnungsposition in mehrere Unterpositionen ermöglicht, um beispielsweise vertragliche Gliederungsstrukturen wie Leistungsverzeichnisse abzubilden. Ein Beispiel für den Aufbau hierarchisierter Rechnungspositionen ist nachfolgend abgebildet:

Die Nutzung von „Sub Invoice Lines“ ist nur bei Verwendung der „Extension XRechnung“ möglich. Die Extension ist erstmalig seit dem 01.01.2021 mit der Version 2.0.0 der Spezifikation XRechnung gültig. Weitere Informationen zur „Extension XRechnung“ können Sie auf der Webseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) finden.

Die „Extension XRechnung“ ist durch die Erweiterungen insbesondere für das Baugewerbe von Relevanz, aber auch andere Branchen können von der Nutzung profitieren.

Mit Blick auf das Baugewerbe ist mit dem Standard XRechnung zwar bereits die Übermittlung bauspezifischer Rechnungstypen (Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung) möglich, durch die „Extension XRechnung“ werden jedoch auch weitere branchenspezifische Anforderungen abgedeckt. So ist mit der Veröffentlichung der „Extension XRechnung“ nun ebenfalls die Einbettung von XML-Anhängen und somit von GAEB-Dateien* als rechnungsbegründende Unterlagen in die E-Rechnung erlaubt. Darüber hinaus können Rechnungszeilen hierarchisiert werden, sodass zukünftig mittels der „Sub Invoice Lines“ auch Leistungsverzeichnisse abgebildet werden können

*GAEB-Dateien basieren auf einem einheitlichen Standard, welcher für den Austausch von Informationen in der Baubranche vereinbart wurde und welcher alle Anforderungen an elektronische Prozesse bei der Durchführung von Baumaßnahmen erweitert, vereinheitlicht und verbessert (gaeb.de).

Ist die „Extension XRechnung“ für Sie relevant, ist die Rechnungseingangsplattform OZG-RE seit dem 01.01.2021 in der Lage, mit dem aktuellen Standard sowie der „Extension XRechnung“ umzugehen. Grundsätzlich sollte vor Nutzung der „Extension XRechnung“ eine bilaterale Abstimmung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger stattfinden, um mögliche Einschränkungen von zu verwendenden Formaten auszuschließen.

Bei Nutzung der Weberfassung der Rechnungseingangsplattform können Sie im Reiter „Rechnungspositionen“ den Button „Unterposition hinzufügen“, wie in den untenstehenden Abbildungen gezeigt, auswählen und der Rechnung weitere Unterpositionen hinzufügen oder im Reiter „Anhänge“ XML-Dateien als rechnungsbegründende Unterlagen in die Rechnung einbetten. Auf diese Weise können Sie eine „Extension XRechnung“ erstellen.

Bei Nutzung des Uploads der Rechnungseingangsplattform können Sie fertig erstellte E-Rechnungen konform zur „Extension XRechnung“ mittels der Upload-Funktion einreichen. Bei Rückfragen zur Erstellung der E-Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarehersteller.

Bei Nutzung der Übertragungskanäle E-Mail oder Peppol können Sie fertig erstellte E-Rechnungen konform zur „Extension XRechnung“ über die Übertragungskanäle E-Mail oder Peppol einreichen. Bei Rückfragen zur Erstellung der E-Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarehersteller.