Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:

• elektronisch übermittelt
• elektronisch empfangen
• sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung der Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro (Auftragswert) gestellt werden.
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 unterfallen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland).
• Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
• Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

E-Rechnungsverordnung (E-RechV) herunterladen

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.

Um sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt: Die E‑Rechnung in den Bundesländern.

Zur Einreichung von E-Rechnungen ist die Rechnungseingangsplattform des Bundes zu nutzen.

• Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane des Bundes werden ausschließlich über die OZG-RE eingereicht.
• Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (und an kooperierende Bundesländer) können ebenfalls über die OZG-RE eingereicht werden.

Hinweis: Öffentliche Auftraggeber der mittelbaren Bundesverwaltung sind nicht zur Nutzung der OZG-RE verpflichtet, weshalb es in Einzelfällen auch Eigenlösungen neben der OZG-RE geben kann. Die Auftraggeber informieren ihre Rechnungssteller über die zu verwendenden Rechnungseingänge.

Genauere Informationen, zum Beispiel wie Sie Ihre Rechnung einreichen können, erhalten Sie über den zugrunde liegenden Auftrag oder natürlich direkt beim Rechnungsempfänger.

Darüber hinaus bieten wir auf der Webseite eine Übersicht der an die Plattform angebundenen öffentlichen Auftraggeber an. Dies ersetzt nicht die bilaterale Kommunikation mit Ihrem Auftraggeber zur Bereitstellung von weiteren Informationen wie bspw. Leitweg-IDs.

Die zentralen Rechnungseingangsplattform setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle für die Übermittlung der Rechnung voraus. Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die massentauglichen Übertragungswege via Peppol und E-Mail an. Alternativ stehen auch die Funktionen Upload und Weberfassung zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Sie den für Sie am besten passenden Übertragungsweg identifizieren.

Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals herunterladen

Abhängig davon, welches ERP-System Sie im Einsatz haben, ist die Erstellung einer E-Rechnung aus dem Rechnungsausgangssystem möglich. Kontaktieren Sie im Zweifel den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung vorzugsweise im Standard XRechnung unterstützt wird.

Nein, es wird dazu kein spezielles Programm benötigt. Zur Erstellung einer elektronischen Rechnung an die Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung gibt es mehrere Möglichkeiten, insbesondere:

• Nutzung eines (ERP-) Systems oder Dienstleisters 
  Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird.
  Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm zu erstellen.
  
• Nutzung der Weberfassung der OZG-RE
  Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der OZG-RE vertraut. Auf der Plattform stellt der Bund Funktionen zur manuellen Erfassung von Rechnungen zur Verfügung.

Nein, steuerbefreite Rechnungen sind nicht pauschal von der E‑Rechnungspflicht ausgeschlossen und sollten in elektronischer Form eingereicht werden.

Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Nach § 14 b des UstG müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Aus Datenschutzgründen werden die Rechnungen bei der OZG-RE 28 Tage nach Bereitstellung oder letztem Statuswechsel vollständig aus der Plattform gelöscht.

Es gibt die Möglichkeit, die Rechnungen vor Ablauf der Frist herunterzuladen.

Bei der OZG-RE können alle eingereichten Rechnungen nachträglich über das Menü „Status eingereichter Rechnungen“ heruntergeladen werden.

Mehr Informationen dazu finden Sie in den Datenschutzhinweisen der OZG-RE.